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Concept
La dématérialisation active ou/et
statique
Statique
Transposition de processus jusque-là destinés à
traiter des documents papier en processus ne relevant plus que
document immatériel.
On convertit en données numériques une information
qui est présente sous un format traditionnel.
Active
Modification du processus pour rendre un document dématérialisé
dés son origine et le gérer avec un traitement numérique.
On transpose l’élaboration du document dans un cycle
de numérisation en flux continu.
Numérisation et /ou dématérialisation
On parle de numérisation des documents,
pour indiquer que l’inscription originelle en langue naturelle
avait été codée et stockée en langage
d’ordinateur (binaire), inaccessible à l’homme
en l’état. On parle de dématérialisation
pour indiquer que cette inscription originelle cédait le
pas à son image numérique et que, d’une certaine
façon, la copie devenait l’original.
On peut parler de dématérialisation
lorsqu’un document entre dans le cadre du processus suivant
:
1. Documents entrent dans le système
(numérique, papier, sonore, vidéo etc.)
2. Analyse du document
3. Capture et enregistrement
4. Affectation des règles de conservation (en fonction
des lois de chaque pays)
5. Ajout des Métadonnées (les clés pour
les moteurs de recherche)
6. Stockage et mode de transfert sécurisés (gestion
de l’altération du document)
7. Mise à disposition
8. Historisation et /ou archivage (gestion de la preuve à
long terme) la preuve légale
9. Suppression ou archivage (avec le respect des règles
de chaque pays)
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